Datenschutzhinweise

Für Nutzerkonto, Vertrag, Abrechnung, Sicherheit und Plattformbetrieb ist der oben genannte Wirtiva-Anbieter verantwortlich. Datenschutzanfragen können an den noch zu hinterlegenden Datenschutzkontakt gerichtet werden.

Ein betrieblicher Datenschutzbeauftragter wird an dieser Stelle benannt, sobald eine gesetzliche Bestellpflicht besteht oder eine freiwillige Bestellung erfolgt.

Verarbeitet werden Konto- und Kontaktdaten, Restaurantzuordnung und Rollen, Vertrags- und Rechnungsdaten, Sicherheits- und Zugriffsprotokolle, Supportkommunikation sowie technische Nutzungs- und Fehlerdaten.

Hinzu kommen Sitzungskennungen, IP-Adresse, Zeitstempel, Browser- und Geräteinformationen, aufgerufene Funktionen, Sicherheitsereignisse sowie von Stripe übermittelte Kunden-, Abo- und Zahlungsstatus-IDs. Vollständige Karten- oder Bankdaten werden nicht bei Wirtiva gespeichert.

Restaurant-, Gäste-, Personal-, Lieferanten- und Belegdaten verarbeitet Wirtiva grundsätzlich im Auftrag des Restaurants nach dem AVV.

Bei einer ChatGPT-Verknüpfung verarbeitet Wirtiva zusätzlich die technische OAuth-Identität, die verifizierte E-Mail-Adresse, Restaurant- und Rollenzuordnung, erteilte Berechtigungen, letzte Nutzung und einen möglichen Widerrufszeitpunkt. OAuth-Zugriffs- und Refresh-Token werden von Wirtiva nicht dauerhaft gespeichert.

Die Daten stammen vom Nutzer oder dessen Restaurant, aus der Nutzung der Plattform sowie von verbundenen Anbietern wie Supabase, Stripe, Vercel, Resend, Auth0 oder OpenAI. Öffentliche Restaurantdaten werden beim Onboarding nur nach Bestätigung durch den Inhaber übernommen.

Konto, Onboarding, Leistung, Support und Abrechnung werden zur Vertragsanbahnung und Vertragserfüllung verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit die betroffene Person Vertragspartei ist). Daten von Beschäftigten und Vertretern des Geschäftskunden sowie Sicherheits-, Missbrauchs- und Betriebsdaten verarbeiten wir auf Grundlage berechtigter Interessen an Vertragserfüllung gegenüber dem Unternehmen, sicherem Betrieb, Fehleranalyse und Rechtsverteidigung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Gesetzlich vorgeschriebene Abrechnungs- und Nachweisdaten verarbeiten wir nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO. Eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO nutzen wir nur für ausdrücklich freiwillige Funktionen und kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Sofern die Leistungsmessung aktiviert ist, verarbeitet Wirtiva über Vercel Web Analytics und Speed Insights gekürzte technische Nutzungsdaten, Seitenaufrufe und Leistungswerte. Sie dienen ausschließlich der Stabilität, Bedienbarkeit und Fehleranalyse; Gasttexte, Beleginhalte, Zugangsdaten und Zahlungsdaten werden dafür nicht erhoben. Die Messung wird ohne Wirtiva-Werbeprofile eingesetzt.

Für Hosting, Datenbank, Authentifizierung, Zahlung, E-Mail und optional KI oder Telefonie werden sorgfältig ausgewählte Dienstleister eingesetzt. Dazu können Vercel, Supabase, Stripe, Resend, Auth0, OpenAI und – nur bei aktivierter Funktion – weitere verbundene Anbieter gehören. Bei Nutzung der Wirtiva-App übermittelt ChatGPT nur auf Veranlassung des angemeldeten Nutzers Werkzeuganfragen an Wirtiva; Wirtiva gibt die für die angeforderte Antwort erforderlichen Betriebsdaten an das ChatGPT-Konto des Nutzers zurück. Für die Verarbeitung in ChatGPT gelten zusätzlich die Vereinbarungen zwischen OpenAI und dem Nutzer beziehungsweise dessen Workspace.

Innerhalb des Restaurants erhalten nur nach Rolle berechtigte Nutzer Zugriff. Behörden, Gerichte, Steuerberatung oder sonstige Empfänger erhalten Daten nur bei gesetzlicher Pflicht, zur Rechtsverteidigung oder auf dokumentierte Weisung.

Je nach aktiviertem Anbieter können Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden. Dies erfolgt nur auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln mit erforderlichen ergänzenden Maßnahmen. Auskunft über die für einen konkreten Anbieter eingesetzte Garantie erteilt der Datenschutzkontakt.

Konto- und Betriebsdaten werden für die Vertragsdauer gespeichert. Der Inhaberexport bleibt nach wirksamem Vertragsende 60 Tage verfügbar. Danach wird der Mandant einschließlich Restaurant-, Gäste-, Personal-, Kommunikations-, Buchhaltungs- und Dokumentdaten sowie ungeteilter Nutzerkonten gelöscht; private Dokumentobjekte werden aus der externen Ablage entfernt. Ein Rechts- oder Sicherheits-Hold wird begründet, begrenzt und regelmäßig überprüft.

Minimal erforderliche eigene Vertrags- und Annahmenachweise speichern wir regelmäßig bis zum Ablauf möglicher Ansprüche; die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre und beginnt grundsätzlich mit dem Schluss des maßgeblichen Jahres. Handels- und steuerrechtliche Geschäftsbriefe werden regelmäßig sechs Jahre, Buchungsbelege regelmäßig acht Jahre und gesetzlich länger aufzubewahrende Unterlagen für die jeweils vorgeschriebene Dauer gesperrt gespeichert. Technische Sicherheitsprotokolle werden nach dem dokumentierten, auf das erforderliche Maß begrenzten Betriebszyklus gelöscht.

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

Für Wirtiva ist insbesondere der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Ludwig-Erhard-Straße 22, 20459 Hamburg, zuständig. Beschwerden können über datenschutz-hamburg.de eingereicht werden. Betroffene dürfen sich auch an jede andere nach Art. 77 DSGVO zuständige Aufsichtsbehörde wenden.

Wirtiva kennzeichnet Interaktionen mit dem KI-Assistenten. KI erzeugt Vorschläge, Zusammenfassungen und vorbereitete Aktionen; Wirtiva trifft keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung über Nutzer, Beschäftigte oder Gäste. Freigabepflichtige Kommunikation und betriebliche Entscheidungen verbleiben beim Restaurant.

Wirtiva verwendet rollenbasierte Zugriffe, Mandantentrennung, verschlüsselte Übertragung, Protokollierung und technische Schutzmaßnahmen. Ohne erforderliche Konto- und Vertragsdaten kann Wirtiva nicht bereitgestellt werden.

Diese Hinweise haben den oben angegebenen Versionsstand. Wesentliche Änderungen der Zwecke, Empfänger oder Aufbewahrung werden vor ihrem Wirksamwerden in geeigneter Form mitgeteilt und im Onboarding oder Dashboard nachvollziehbar versioniert.